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Los 10 mandamientos de la logística en giras

Tiempo estimado de lectura: 5 minutos

La logística de una gira conlleva un amplísimo trabajo de diseño previo que, si está bien hecho, facilita mucho la producción en el terreno. Hay muchos formatos de giras: desde bandas que viajan solas en furgoneta hasta giras de 70 personas viajando para shows grandes.

Aquí van 10 consejos esenciales que creemos que te facilitarán el trabajo sea cual sea la envergadura de la gira.

1. Una buena previa te salvará de muchos quebraderos de cabeza

Si tienes tiempo, cuando comiences a cerrar la logística y sepas horarios, hoteles y plan de viaje, busca info añadida que te pueda venir bien más adelante, aunque no estés seguro de que vayas a necesitarla.

Saber si hay parkings, restaurantes o sitios a los que salir; conocer los horarios del McDonald’s o supermercados 24h, los contactos de taxis locales… Google nos lo puede solucionar sobre la marcha, pero si tienes ya alguna información avanzada mejor que mejor. Si no puedes preguntar a alguien local, esas son las mejores recomendaciones. Y si puedes consultar al jefe de sala, el de seguridad del hotel o al taxista, perfecto. Fiabilidad 100%.

2. Añade 30 minutos de cortesía a tu plan real (…cortesía para ti, no para los demás)

Hacer una buena planificación de horarios es fundamental, ya que todo el mundo querrá saber a qué hora se levanta, le recoge la furgo o sale su avión. No escatimes en tiempo de citación al equipo, sobretodo si viaja mucha gente y acabas de comenzar la gira. Porque el que suele dormirse se dormirá, el que suele llegar tarde, llegará tarde y el que no encuentre su billete posiblemente lo habrá perdido. Media hora de anticipación sobre el horario normal te salvarán de los imprevistos que puedan surgir.

El día que todo el mundo sea puntual se quejarán por haber madrugado y tener que esperar en el aeropuerto, pero siempre les puedes invitar a un café.

coffee

3. Llévate bien con el jefe de reservas del hotel

Es cierto que cuando viajas con un grupo grande o con alguna banda conocida negociar es un poco más fácil, porque los hoteles normalmente están encantados de recibir a algún famoso y hacerse una foto con ellos en el desayuno. Pero siempre que puedas, contacta directamente con el jefe/a de reservas: siempre es mejor que reservar online sin contacto humano. Probablemente te conseguirá buenas tarifas y si viajas con un grupo grande y no le das mucho la lata te conseguirá la mejor habitación del rooming sin pedirlo.

También suelen ofrecerte un upgrade gratis a mejores habitaciones si tienen disponibilidad.

4. Nunca hay info excesiva en la hoja de ruta

Esto irá mucho en función de cada uno y su sistema de trabajo pero si detallas bien todo el plan de viaje y horarios, te evitarás que te pregunten constantemente por los detalles más pequeños. Igualmente te van a seguir preguntando por todo: a veces el cliente de email parece que tener un agujero negro con tu nombre y se traga todos tus correos con los billetes, horarios y demás… pero cuando te vuelvan a preguntar siempre puedes remitirlos a la maravillosa hoja de ruta que has elaborado con todo detalle.

Contar con un buen Excel propio de trabajo con toda la info necesaria (nombres, trayectos, horarios, números de confirmación, etc.) también te permitirá encontrar la información rápidamente. Además, puedes usar apps de gestión de logística de giras como Master Tour o Artist Growth, por ejemplo. Con ellas tendrás toda la info online y todo el mundo podrá acceder desde cualquier sitio. No excuses.

5. Grupos de WhatsApp

Todo el mundo los odia, pero te servirán para comunicar cosas rápidas y a mucha gente a la vez. Te ahorrarán mucho tiempo. Eso si: un grupo por equipo de gira, no más, o te volverás loco.

whatsapp

6. Tarjetas de puntos, millas, y descuentos

Si tienes previsto viajar mucho en una o varias giras, merece la pena que gastes un poco de tiempo al inicio para sacarte las tarjetas de fidelización de las aerolíneas, tarjeta Tempo de Renfe o programas de descuento en gasolineras.

Si vas sumando poco a poco sin darte cuenta a final de año quizás te sale gratis el billete de las vacaciones.

7. El alquiler de furgo

Si no tienes furgoneta propia y has de alquilarla para varias fechas de gira, hay muchas compañías que te harán buen precio si abres una cuenta de empresa con ellos. Te saldrá más barato que hacer alquileres puntuales.

¡Importante! Para viajes largos, mejor furgos con asientos reclinables y no desestimes la reducción de franquicia en alquiler. A veces son unos pocos euros más y puedes viajar tranquilo sin estar sufriendo por cada pequeño rasguño en la pintura.

8. Soy mi propia agencia de viajes

Lo ideal, siempre que el presupuesto te lo permita, es trabajar con una agencia de viajes que esté especializada en giras de grupos. Entenderán a la primera tus necesidades y horarios y te ayudarán mucho con gestiones de ultima hora. Otra opción es convertirte en tu agencia de viajes.

Gato viaje

Si decides encargarte tú de la gestión y emisión de las reservas de vuelos y viajes, recuerda pedir siempre factura de todos los billetes: el porcentaje de IVA no es una fortuna, pero todo suma. Si viajas en aerolíneas low cost recuerda siempre sacar las tarjetas de embarque antes o tendrás que pagar sobrecoste en el aeropuerto. Controla bien los tamaños y pesos de equipajes de mano.

¿Y el tren? A veces resulta más cómodo y todo. Los billetes pueden salir un poco más caros, pero podrás llevar discretamente los bultos pesados de más que necesites.

9. Selecciona bien a tu equipo

Selecciónalos bien siempre que puedas. Durante el tiempo de gira, tu equipo va a ser tu familia, tu grupo de amigos y tus compañeros de trabajo y vas a pasar muchas horas con ellos. Elegir un buen road manager que te ayude y te descargue trabajo. Es un alivio coordinarte bien con él o ella y tener un buen equipo de runners o conductores en los que puedas delegar también es delicioso. Alguien que sonría y tenga ganas de currar hará todo un poco más fácil. Crear ese ambiente también es parte de tu trabajo.

En cuanto a los runners: tener permiso de conducir no hace a un buen runner. Es fundamental conocer la zona, los atajos y tener proactividad para solucionarte un problema un domingo por la noche (…¿quién no ha necesitado nunca un paquete de arándanos un domingo festivo a las 10 de la noche?).

No diseñes horarios en los que hagas trabajar al equipo en jornadas demasiado intensas, respeta las horas de descanso y sobretodo dialoga con ellos para ver qué necesitan y comunicarles tu planificación.

10. ¡Que alguien diseñe una app!

Muchas veces lo hemos comentado pero nadie se ha parado nunca a pensarlo de verdad: ¿no sería maravilloso crear una app colaborativa? Podría incluir sitios recomendados donde parar a comer en carretera en función de tu ruta, hoteles que tengan parking con altura suficiente para furgos, lavanderías cercanas con horario flexible y todos los consejos que nos podamos pasar unos a otros para hacer nuestra vida un poco más fácil.

Porque se trata de eso: hacer la vida y el trabajo más fácil. Richard Cole, el que fuera tour manager de Led Zeppelin en su apogeo, resume en una frase de qué iba su trabajo: “hacer todo lo necesario para hacernos la vida más fácil”.

Por el mapa mental cargado de ítems, horarios, presupuestos y trabajadores que el puesto requiere, el trabajo de responsable de logística se balancea entre un vía crucis y una satisfacción absoluta. Se decantará hacia uno u otro lado según la motivación, la organización y el buen rollo que impere en el equipo. Esperamos que estos diez mandamientos contribuyan a que tu gira se convierta en una road movie de verano.

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